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豪华游轮会议接待的最佳时间

一、注意事项:

1、注意细节;2、科学管理;3、礼貌服务

二、服务指南

有了会议主题后,就可以制定会议方案了 ,在会议方案中要写明以下内容:

会议名称

会议主题(前面已讲过)

会议召开时间

会议地点

会议规模

参加会议的人员和出席的重要领导,嘉宾和企业

详细的会议议程

应急方案(对可能出现的问题,可以采取什么措施补救)

筹备组成员及联系方式

方案的构成,除了以上的内容之外,做好费用预算也很关键,而且高了客户接受不了,低了赚不了钱,保证不了会议的服务质量。

费用预算的构成

1、交通费用;2、住宿费用;3、)膳食费用;4、场设备及相关杂费;5、考察;6、其它;

★特别说明

会议场所初步选择的时候,应注意以下几点:

场地必须有,且可供使用。

场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。

场地必须拥有包括桌椅在内的办公家具,会议桌椅的尺寸和样式能够会场使用,而且是正规的会议设施,

场地必须拥有充足的照明及通风设备。

场地必须能免于声音,电话,游客等干扰,以防与会者分心。

根据参会人数,会场能否提供足够的疏通方式和设备(电梯,楼梯),在会场周围能否提供让参会代表方便的设施(例如洗手间,洗手间里有没有充足的设施),若没有,能否有其它办法解决。

场地的成本必须低廉。

三、前台服务

前台服务人员举止要庄重,文明,无论站、坐,姿势要端正,随时保持微笑服务。

四、会场布置

★备注:在报到当天晚上20:00之前,要安排相关供应商把会场布置好,并通知主办方检查(在自己先确认无误后,再通知其主办方)其基本标准为:

★会场的卫生状况:要求清洁,通风系统良好,温度适宜;

★会议桌摆放形式:根据主办方要求整齐协调的摆放好桌椅;

★台布、台裙:整洁、整齐、完好无缺

★台卡:整洁、大小一致、完好无缺,字体符合标准,内容准确;

★茶具:清洁、完好无缺;

★音响、灯光、麦克风、投影仪、录音、录像、同声翻译设备等:提前1天调试好,在会议召开的前2个小时再进行复查,半小时前确定酒店工作人员到位;

★主席台布置:根据会议及主办方的具体要求摆放,注意发言人的位置和会场灯光的配合;每个座位的桌前要安放好姓名牌。

★讲台:主席台的讲台,应设于主席台前排右侧台口。讲台不能放在台中央,使主席团成员视线受妨碍。讲台上主要放话筒,但也可适当放上一盆花卉。讲台桌面要便于发言者打开讲话稿或摆放相关材料。整个主席台的台口,可围放一圈花卉,但要选低矮些的绿色品种。

★背景版和会场布置根据会议主办方的要求设计制作并安装好;会场的颜色根据会议的性质做适当调整。

★横幅布置:符合会议主办方的要求,内容准确;

★会场指示牌和水牌:根据具体情况做好和布置;

★卫生间:清洁、卫生、无异味,卫生用品的配备,并做好指示牌;

★绿色植物和鲜花:根据会议及主办方的具体需求来安排摆放

★会议室的窗帘: 色彩搭配适宜、挂上窗帘能使室内豪华、庄重与气派、开闭方便

五、餐饮安排

餐饮预订:用餐形式、时间、餐标、根据人数与酒店相关部门进行沟通确认,提前与会议主办方确认下一餐用餐人数,预订数量要有增减空间;

菜单安排:根据会议主办方的要求和酒店协商用餐菜品,注意菜品口味和用量问题,以及特殊客人和会议主要领导的用餐安排,提前让会议主办方签字确认下一餐的用餐菜单。

用餐过程服务:正确引导代表入席,上菜时间合理安排,用餐过程专人全程跟踪,积极主动与餐厅负责人做好协调;

酒水安排:提前根据会议主办方的具体要求做好准备,灵活处理;

用餐统计:做好每次用餐的统计工作(用餐人数、酒水使用情况、加餐情况、儿童用餐情况、用餐质量情况)。

 

六、用房安排

与酒店确认当天用房房型及用房数量,协调酒店集中排房;

根据每天用房的增退情况合理调整用房(如:拼凑单人用房);

会议的主要领导用房安排:及时补送水果、鲜花等;

当天的用房情况必须请会议主办方签字确认;

熟知当次会议提前及延后的用房处理办法;

注意房卡押金的收取方式。

 

七、会场服务

★及时与会议主办方沟通落实好具体的开会时间,并与酒店相关部门做好协调工作。

★引导与会人员入座

会务工作人员要引导与会人员入座。这样既方便了与会者,又维持了会场秩序,保证了会议顺利召开。如是大型会议,可采用印刷座次表、在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式,引导与会者按安排就座。

★会中内外联系、传递信息

会议的进行不是与外界隔绝的,需要会务工作人员进行内外联系,传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会人员,可采用传递信件、接电话等。在内外联系、传递信息中,会务工作人员应该注意会议内容的保密,一切需要保密的会议内容不可泄露出去。会务工作人员说话要掌握分寸,谨慎行事,对于一些密级较高的会议内容,可采用事先规定好的暗语进行联系。

★维持会场秩序

会务工作人员应制止与会议无关的人员进入会场,以保证会议的安全。会议进程中如发生混乱,会务工作人员要及时制止和调停。

★会议安全与保密工作

会议内部的安全保卫:在会议召开之前对会议的会场、与会人员的住地及周围的环境情况进行必要的检查摸底,熟悉基本情况,及早发现和排除可能出现的隐患。

在会议进行过程中,会议保卫组应协同会议的有关工作机构,对参加会议的重要领导的人身安全、集会安全、娱乐安全、用电安全、防火安全、财务安全、会议饮食安全和与会人员的个人财物安全提供必要的保证,制定出相应的安全保卫措施。

对需要保密的会议、文件、资料、图表、仪器、设备等,运用必要的保卫手段,予以严格控制,杜绝任何失窃、泄密事件的发生。

★会议外部的治安保卫:

对会议来访人员和会场周围的闲散可疑人员进行必要的监督、盘查、和清理,以防止任何行为不轨的人员进入会场。

与会议的后勤部本密切配合,做好对车辆的安全检查和行车安全的工作。

在会议组织外出活动时,避免任何形式的交通事故发生。

★其他服务工作

会场服务工作的内容很多,很杂,很细,并且不同规模、不同类型、不同级别的会议服务内容也不一样。如:及时准备好会议期间所需的物品,如笔、墨、纸张等;保证会场光线,保持会场清洁卫生,准备好茶水等。

★备注:会场负责人在会议开始和会议结束时必须到场做好协调工作,并在会议期间不定期巡视会场。

八、旅游安排

★在会议确认的旅游出发时间1小时前检查车辆和导游是否到位;

★根据会议出行人数的多少,注意叫醒及用早餐的时间,合理控制代表上车及出发时间,并安排专人负责督促落实;

★合理控制游览时间(景点、购物点及用餐);

★根据旅游人数的多少及接待标准,合理安排用餐区域;

★提前审阅菜单及查阅用餐环境;

★提前准确确认用餐时间和上菜时间;

★检查、调整菜品质量。

★提前确认用房数量及用房类型;

★提前按照姓名男女分房;

★旅游用房不收房卡押金,特殊情况及时汇报;

★提醒客人进房后检查房间配备物品是否齐备及使用说明;

★合理控制退房出发时间。